Tugas Softskill ke 4 Psikologi Manajemen_Komunikasi dalam Manajemen

I.                   Komunikasi dalam Manajemen

a.       Pengertian komunikasi

Komunikasi atau dalam Bahasa inggrisnya Communication, menurut asal katanya berasal dari Bahasa latin yaitu Communication. Komunikasi adalah suatu proses ketika seseorang atau kelompok masyarakat menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungannya. Komunikasi terjadu secara lisan maupun verbal.

b.      Proses komunikasi

1)      Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide  untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan   dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan  atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

2)      Simbol/ isyarat

Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat       dipahami oleh  orang lain. Tujuan  penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

3)      Media/penghubung

Alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar,  papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan  yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

4)      Mengartikan kode/isyarat

Setelah  pesan diterima  melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka  si penerima pesan  harus dapat mengartikan  simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya

5)      Balikan (feedback)

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi  kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal.

c.       Hambatan komunikasi

1)      Hambatan dari Proses  Komunikasi

a)     Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas  bagi  dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi  oleh perasaan atau situasi emosional.

Hambatan dalam penyandian/simbol.

b)      Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti  lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

2)      Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3)      Hambatan Semantik.

Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi  kadang-kadang mempunyai  arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima

4)      Hambatan Psikologis 

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim  dan penerima pesan.

II.                Definisi komunikasi interpersonal efektif dalam organisasi yang mencakup

Komunikasi dalam organisasi atau perusahaan dapat menentukan efektif atau tidaknya dalam suatu penyampaian pesan atau perintah antar anggota organisasi, baik antara atasan dengan bawahan (downward communication), bawahan dengan atasan (upward communication), maupun antar anggota yang jabatannya setaraf (lateral communication). Secara sederhana, komunikasi adalah proses penyampaian atau transfer dan pemahaman suatu pengertian (meaning). Jadi dalam berkomunikasi, kita harus efektif menyampaikan pesan yang ada pada kita kepada orang lain. Proses berkomunikasi dimulai dari adanya pesan yang akan disampaikan oleh pengirim, kemudian ditransfer melalui suatu channel (saluran), kemudian diterima oleh penerima. Adapun komunikasi interpersonal efektif dalam suatu organisasi mencakup dua bagian yaitu componential dan situational.

1.      Componential

Menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik dengan segera.

2.      Situasional

Interaksi tatap muka antara dua orang dengan potensi umpan balik langsung dengan situasi yang mendukung disekitarnya.

III.             Model Pengolahan Informasi

Model ini berdasarkan pada teori belajar kognitif (Piaget) dan berorientasi pada kemampuan seseorang dalam memproses informasi untuk memperbaiki kemampuannya. Pengolahan informasi mengacu kepada cara orang menangani rangsangan dari lingkungan, mengorganisasi data, mengembangkan konsep dan memecahkan masalah, serta menggunakan lambang verbal dan non verbal.

Model pengolahan informasi mencakup empat jenis, yaitu:

1.      Rational

Model ini berasumsi bahwa orang beroperasi dalam model pengolahan dikontrol menggunakan prosedur analitis.

2.      Limited Capacity

Model ini menunjukkan bagaimana orang menyederhanakan pengolahan informasi.

3.      Expert

Model ini bergantung pada model Limited Capacity.

4.      Cybernetic

Model ini berpendapat bahwa informasi diproses dari waktu ke waktu

IV.             Model Interaktif Manajemen

Model interaktif manajemen mencakup lima jenis, yaitu

1.      Confidence

Dalam manajemen timbulnya suatu interaksi karena adanya rasa nyaman. Kenyamanan tersebut dapat membuat suatu organisasi bertahan lama dan menimbulkan suatu kepercayaan dan pengertian.

2.      Immediacy

Ini adalah model organisasi yang membuat suatu organisasi tersebut menjadi segar dan tidak membosankan.

3.      Interaction management

Adanya berbagai interaksi dalam manajemen seperti mendengarkan dan juga menjelaskan kepada berbagai pihak yang bersangkutan.

4.      Expressiveness

Mengembangkan suatu komitmen dalam suatu organisasi dengan berbagai macam ekspresi perilaku.

5.      Other orientation

Adanya komunikasi antara komunikasi dengan satu pihak ke pihak lain, sebagai tukar menukar informasi

Sumber

Devil, D. (2015). Komunikasi dalam Manajemen. Diakses pada 17 Januari 2015 dari http://rizkitriyasa.blogspot.co.id/2015/01/komunikasi-dalam-manajemen.html

Keju, A. (2013). Psikologi Manajemen-Komunikasi dalam Manajemen. Diakses pada 21 November 2013 dari http://apriliataihuttu.blogspot.co.id/2013/11/psikologi-manajemen-komunikasi-dalam.html

Novianty, A. (2014). Komunikasi dalam manajemen. Diakses pada 14 Januari 2014 dari http://alvi-novianty.blogspot.co.id/2014/01/komunikasi-dalam-manajemen.html.

Septiyaningrum, D, A. (2015). Tugas 4 Psikologi Manajemen. Diakses pada 31 Desember 2015 dari http://dyahayusept.blogspot.co.id/2015_12_01_archive.html

Tugas softskill ke 3_Mengendalikan Fungsi Manajemen & Kekuasaan dan Pengaruh

Nama               : Tristanty Rahayu

Kelas               : 3PA14

NPM               :18513998

      A.    Mengedalikan Fungsi Manajemen

1.      Pengertian controlling/mengendalikan

Salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan semula.

2.      Jelaskan langkah-langkah control

Dalam proses pengendalian (kontrol) dibutuhkan langkah-langkah seperti berikut ini :

a)      Menentukan standar-standar yang akan digunakan menjadi dasar pengendalian.

b)      Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

c)      Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada.

d)     Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

3.      Jelaskan tipe-tipe control dalam manajemen

Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :

a)      Pengendalian dari dalam organisasi (kontrol internal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control).

b)      Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya.

c)      Pengendalian preventif

Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.

d)     Pengendalian represif

Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).

4.      Membuat strategi controlling untuk organisasi

Contoh di dalam pegawai negeri sipil harus ada beberapa pengawasan

·         Pengawasan berkala

Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan bisa / bulan sekali, atau 1 bulan

·         Pengawasan mendadak

Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan menghindari terjadinya penyimpangan

·         Pengawasan melekat

Pengawasan yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk tujuan yang spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi penyimpanan atau kesalahan.

        B.     Kekuasaan & Pengaruh

1.      Pengertian kekuasaan

Pemimpin hanya dapat melakukan fungsi kepemimpinannya apabila memiliki suatu daya tertentu, yaitu power. Dalam hal ini power berarti daya, atau dalam teori kepemimpinan power adalah sebagai berikut “kekuasaan”.

2.      Jelaskan sumber-sumber kekuasaan

a)      Sumber kekuasaan antar individu (interpersonal sources of power).

b)      Kekuasaan Formal (Formal Power) adalah kekuasaan yang didasarkan pada posisi individual dalam suatu organisasi.

c)      Kekuasaan Personal (Personal Power) adalah kekuasaan yang berasal dari karakteristik unik yang dimiliki seorang individu.

d)     Sumber kekuasaan struktural (structural sources of power). Kekuasaan ini juga dikenal dengan istilah inter-group atau inter-departmental power yang merupa-kan sumber kekuasaann kelompok.

3.      Definisi pengaruh

Seorang pemimpin adalah seorang yang memiliki orang-orang yang mendukungnya yang turut membesarkan nama sang pimpinan. Pengaruh ini menjadikan sang pemimpin diikuti dan membuat orang lain tunduk pada apa yang dikatakan sang pemimpin.

4.      Jelaskan pengaruh taktik dalam organisasi

Taktik-taktik mempengaruhi (Influence Tactics) adalah cara-cara yang biasanya digunakan oleh seseorang untuk mempengaruhi orang lain, baik orang yang merupakan atasan, setingkat, atau bawahannya. Dengan mengetahui dan menggunakan hal ini, maka seseorang dapat mempengaruhi orang lain, dengan tidak menggunakan kekuasaan yang dimilikinya. 

Kipnis dan Schmidt adalah peneliti yang pertama kali meneliti taktik-taktik yang biasa digunakan orang untuk mempengaruhi orang lain. (Kipnis dan Schmidt, 1982). Berbagai alat ukur telah dibuat untuk meneliti taktik mempengaruhi, dan salah satu yang terbaik adalah yang dibuat oleh Yukl dkk, yaitu yang disebut Influence Behavior Questionnaire (Yukl, Lepsinger, and Lucia, 1992). Hasil penelitian Yukl dkk, menun-jukkan ada sembilan jenis taktik yang biasa digunakan di dalam organisasi (Hugheset all, 2009), yaitu:

a)      Persuasi Rasional (Rational Persuasion), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan alasan yang logis dan bukti-bukti nyata agar orang lain tertarik.

b)      Daya-tarik Inspirasional (Inspirational Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan suatu permintaan atau proposal untuk membangkitkan antusiasme atau gairah pada orang lain.

c)      Konsultasi (Consultation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan mengajak dan melibatkan orang yang dijadikan target untuk berpartisipasi dalam pembuatan suatu rencana yang akan dilaksanakan.

d)     Mengucapkan kata-kata manis (Ingratiation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan kata-kata yang membahagiakan.

e)      Daya-tarik Pribadi (Personal Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain atau memintanya untuk melakukan sesuatu karena merupakan teman atau karena dianggap loyal.

f)       Pertukaran (Exchange), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan memberikan sesuatu keuntungan tertentu kepada orang yang dijadikan target, sebagai imbalan atas kemauannya mengikuti suatu permintaan tertentu.

g)      Koalisi (Coalitions), terjadi jika seseorang meminta bantuan dan dukungan dari orang lain untuk membujuk agar orang yang dijadikan target setuju.

h)      Tekanan (Pressure), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan ancaman, peringatan, atau permintaan yang berulang-ulang dalam meminta sesuatu.

i)        Mengesahkan (Legitimacy), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan jabatannya, kekuasaannya, atau dengan mengatakan bahwa suatu permintaan adalah sesuai dengan kebijakan atau aturan organisasi.

Daftar Pustaka

H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan Pegawai

Soekarno, & Putong I.(2015). Kepemimpinan Kajian Teori dan Praktis.

http://repastrepost.blogspot.co.id/2013/12/mengendalikan-fungsi-manajemen-dan.html

http://lolasitorus.tumblr.com/post/70862591878/manajemen-3

http://aliciacitralyana.blogspot.co.id/2013/10/kekuasaan-dan-pengaruh_24.html

http://ekafnuraeni.blogspot.co.id/2014/11/tugas-softskill-2-psikologi-manajemen.html

Tugas Softskill Psikologi Manajemen

      Nama : Tristanty Rahayu

      Kelas : 3PA14

      NPM : 18513998

       A.    Pengorganisasian Struktur Manajemen

1.      Pengertian struktur organisasi/organizing

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.

James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersana, “ sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Struktur Organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :

1.      Strategi organisasi pencapaian tujuan.

2.      Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3.      Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.

4.      Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1)      Spesialisasi kegiatan

2)      Koordinasi kegiatan

3)      Standarisasi kegiatan

4)      Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5)      Ukuran satuan kerja

2.      Jelaskan pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen yang meliputi struktur formal, dan struktur informal

a.      Struktur Formal:

Struktur Formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran.

b.      Struktur Informal:

Struktur Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi.

3.      Jelaskan manfaat struktur fungsional dan struktur divisional

Fungsionalisme struktural  adalah sebuah sudut pandang luas dalam sosiologi dan antropologi yang berupaya menafsirkan masyarakat sebagai sebuah struktur dengan bagian-bagian yang saling berhubungan.

a.       Teori fungsionalisme struktural adalah suatu bangunan teori yang paling besar pengaruhnya dalam ilmu sosial di abad sekarang. struktur dan fungsi. Artinya, manusia memiliki peran dan fungsi masing – masing dalam tatanan struktur masyarakat. Tokoh-tokoh yang pertama kali mencetuskan fungsional yaitu August Comte, Emile Durkheim dan Herbet Spencer.

b.      Struktur Divisional. Ini adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam organisasi.  Struktur-struktur ini dibagi ke dalam: Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis.

4.      Jelaskan kerugian manfaat struktur fungsional dan struktur divisional

Struktur Fungsional Kelemahan :

a.             Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi.

b.            Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan.

c.             Memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan.

d.            Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara   keseluruhan.

Struktur Divisional Kelemahan:

a.       Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.

b.      Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan.

c.       Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.

d.      Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan.

5.      Cari kasus organisasi dan berikan saran dari struktur fungsional dan divisional

Contoh perusahaan yang menggunakan struktur divisional, PT Jasa Putra Indonesia, perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa yaitu asuransi jiwa.Yangmana perusahaan ini didirikan dan menggunakan struktur organisasi fungsional, Sehingga perusahaan ini sudah sangat tersusun dengan rapi pembagian tugasnya, yang mempermudah dalam mengontrol pekerjaan para bawahan.

Contoh perusahaan yang menggunakan struktur divisional, yaitu:
Wal-Mart Stores, Inc , yang merupakan perusahaan Amerika Serikat yang mengoperasikan jaringandepartment store. Menurut Fortune Global 500 2008, Wal-Mart adalah perusahaan publik terbesar di dunia berdasarkan pendapatan. Perusahaan ini menggunakan struktur divisional dimana ketika mengembangkan berbagai produk baru dalam industri dan pasar yang berbeda, biasanya perusahaan mengubah strukturnya menjadi struktur organisasi yang terdiri dari beberapa divisi. Tiap-tiap divisi dapat beroperasi sendiri-sendiri dibawah pengarahan seorang manajer divisi yang bertanggungjawab langsung kepada CEO. Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya

6.      Referensi

https://lailaallatief.wordpress.com/category/psikologi-manajemen/

http://dodiug.blogspot.co.id/2009/12/definisi-organisasi-organization_29.html

        B.     Actuating dalam manajemen

1.      Jelaskan pengertian Actuating dalam manajemen

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

2.      Jelaskan pentingnya Actuating dalam manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.  

3.      Jelaskan prinsip Actuating dalam manajemen

Prinsip-Prinsip Penggerakan Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:

a.       Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

b.      Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

c.       Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

d.      Menghargai hasil yang baik dan sempurna

e.       Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

4.      Referensi

http://shanshantidwinadira.blogspot.co.id/2013/11/a-pengorganisasian-struktur-management.html

http://repastrepost.blogspot.co.id/2013/11/pengorganisasian-dalam-manajemen.html